Dofinansowanie do okularów korekcyjnych przez pracodawcę to jeden z benefitów pracowniczych, który od lat funkcjonuje w polskim prawie pracy. Jednak rok 2025 przyniesie istotne zmiany w przepisach regulujących ten obszar. Nowe regulacje znacząco rozszerzą grono uprawnionych pracowników oraz wprowadzą minimalną kwotę refundacji. Warto poznać nadchodzące modyfikacje, by jako pracownik móc w pełni korzystać z przysługujących praw lub jako pracodawca właściwie wypełniać swoje obowiązki.
Obecny stan prawny dotyczący refundacji okularów
Aktualnie kwestia dofinansowania do okularów korekcyjnych przez pracodawcę regulowana jest przez Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Zgodnie z tymi przepisami, pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, jeśli:
- Wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy monitorze ekranowym
- Pracownik spędza przy komputerze co najmniej połowę swojego dobowego wymiaru czasu pracy (czyli minimum 4 godziny przy standardowym 8-godzinnym dniu pracy)
Obecne przepisy nie określają konkretnej kwoty dofinansowania, co prowadzi do znacznych rozbieżności w praktyce stosowanej przez różnych pracodawców. Niektórzy oferują pełny zwrot kosztów, inni ustalają limity na poziomie kilkuset złotych, a jeszcze inni proponują jedynie symboliczne kwoty, które nie pokrywają rzeczywistych wydatków pracownika.
Kluczowe zmiany w dofinansowaniu do okularów od 2025 roku
Od 1 stycznia 2025 roku wejdą w życie istotne modyfikacje w przepisach dotyczących refundacji okularów przez pracodawcę. Te zmiany znacząco poprawią sytuację pracowników i wprowadzą jasne reguły dla pracodawców.
Wprowadzenie minimalnej kwoty dofinansowania
Największą nowością będzie ustalenie minimalnej kwoty dofinansowania do okularów korekcyjnych. Od 2025 roku pracodawcy będą zobowiązani do zapewnienia zwrotu kosztów w wysokości nie mniejszej niż 450 zł. Kwota ta będzie podlegać corocznej waloryzacji o wskaźnik inflacji, co ma zapewnić jej adekwatność do zmieniających się cen na rynku optycznym. Dzięki temu pracownicy nie będą zmuszeni do dopłacania znacznych sum z własnej kieszeni.
Rozszerzenie grupy uprawnionych pracowników
Nowe przepisy znacząco poszerzają definicję pracownika uprawnionego do otrzymania dofinansowania. Od 2025 roku refundacja będzie przysługiwać osobom, które:
- Pracują przy monitorze ekranowym przez co najmniej 2 godziny dziennie (a nie jak dotychczas 4 godziny)
- Korzystają regularnie z urządzeń mobilnych z ekranami (tablety, smartfony) w celach służbowych przez łącznie minimum 2 godziny dziennie
To istotne rozszerzenie, które obejmie swoim zasięgiem znacznie większą grupę pracowników, w tym również tych, którzy łączą pracę przy komputerze z innymi obowiązkami lub korzystają głównie z urządzeń mobilnych.
Częstotliwość wymiany okularów
Nowe regulacje precyzują również częstotliwość, z jaką pracownik może ubiegać się o kolejne dofinansowanie:
Pracodawca będzie zobowiązany do pokrycia kosztów nowych okularów korekcyjnych raz na 2 lata lub wcześniej, jeśli badanie okulistyczne wykaże zmianę wady wzroku wymagającą zmiany szkieł korekcyjnych.
To ważne doprecyzowanie, które eliminuje dotychczasowe niejasności i interpretacje w tym zakresie. Pracownicy zyskają pewność, że w przypadku pogorszenia wzroku nie będą musieli czekać na wymianę okularów, co ma kluczowe znaczenie dla zdrowia i komfortu pracy.
Procedura uzyskania dofinansowania do okularów
Od 2025 roku procedura ubiegania się o zwrot kosztów za okulary będzie ujednolicona i przejrzysta, co ułatwi pracownikom korzystanie z tego świadczenia.
Badanie i otrzymanie zaświadczenia
Pierwszym krokiem pozostaje uzyskanie zaświadczenia od lekarza medycyny pracy, które potwierdza potrzebę stosowania okularów korekcyjnych podczas pracy przy monitorze. Nowe przepisy wprowadzają standardowy formularz takiego zaświadczenia, co ma usprawnić cały proces i wyeliminować problemy z niejednoznacznymi dokumentami medycznymi.
Zakup okularów i złożenie wniosku
Po otrzymaniu zaświadczenia pracownik może zakupić okulary korekcyjne, a następnie złożyć wniosek o refundację do pracodawcy. Do wniosku należy dołączyć:
- Kopię zaświadczenia od lekarza medycyny pracy
- Fakturę lub rachunek za zakup okularów
- Specyfikację zakupu (z wyodrębnieniem kosztów oprawek i szkieł)
Warto zadbać o kompletność dokumentacji, aby uniknąć opóźnień w wypłacie dofinansowania.
Wypłata dofinansowania
Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty dofinansowania w terminie 30 dni od złożenia kompletnego wniosku. To istotna zmiana, gdyż dotychczas termin ten nie był jednoznacznie określony, co prowadziło do przedłużających się procedur i niepewności ze strony pracowników.
Praktyczne aspekty refundacji okularów przez pracodawcę
Warto zwrócić uwagę na kilka praktycznych kwestii związanych z dofinansowaniem do okularów od 2025 roku, które mogą mieć istotne znaczenie przy planowaniu zakupu:
Co podlega refundacji?
Nowe przepisy precyzują, że dofinansowanie obejmuje zarówno szkła korekcyjne, jak i oprawki. Jednakże w przypadku wyboru droższych oprawek, pracodawca może ograniczyć refundację tej części do 40% całkowitej kwoty dofinansowania. Oznacza to, że przy minimalnej kwocie 450 zł, na oprawki można przeznaczyć maksymalnie 180 zł z dofinansowania, a pozostałe 270 zł na szkła korekcyjne.
Alternatywne rozwiązania
Przepisy dopuszczają również możliwość dofinansowania do soczewek kontaktowych zamiast okularów, jeśli lekarz okulista wskaże je jako właściwe rozwiązanie dla danego pracownika. W takim przypadku obowiązują te same zasady dotyczące minimalnej kwoty refundacji.
Nowością jest również możliwość dofinansowania do okularów progresywnych lub fotochromowych, jeśli są one zalecane przez lekarza ze względu na specyfikę pracy. To istotne udogodnienie dla pracowników, którzy potrzebują specjalistycznych rozwiązań optycznych, często znacznie droższych od standardowych okularów korekcyjnych.
Konsekwencje dla pracodawców i pracowników
Nadchodzące zmiany niosą ze sobą określone konsekwencje dla obu stron stosunku pracy, które warto wziąć pod uwagę już teraz, aby odpowiednio przygotować się do nowych regulacji.
Dla pracodawców
Firmy będą musiały dostosować swoje wewnętrzne regulaminy i procedury do nowych wymogów prawnych. Dla wielu pracodawców, szczególnie tych, którzy dotychczas oferowali niższe kwoty dofinansowania, zmiany oznaczają wzrost kosztów związanych z BHP. Warto jednak pamiętać, że wydatki te stanowią koszt uzyskania przychodu dla firmy.
Pracodawcy powinni już teraz rozpocząć analizę liczby potencjalnie uprawnionych pracowników po zmianach przepisów, aby odpowiednio zaplanować budżet na rok 2025. Warto również rozważyć negocjacje z salonami optycznymi w celu uzyskania korzystnych rabatów dla pracowników, co może częściowo zrekompensować zwiększone wydatki.
Dla pracowników
Pracownicy zyskają większą pewność co do przysługujących im praw oraz minimalnej kwoty dofinansowania. Rozszerzenie grupy uprawnionych oznacza, że więcej osób będzie mogło skorzystać z tego benefitu. Jasno określona procedura i terminy powinny również usprawnić proces uzyskiwania zwrotu kosztów.
Warto już teraz sprawdzić, czy kwalifikujemy się do otrzymania dofinansowania po zmianach przepisów i ewentualnie zaplanować badanie okulistyczne na początek 2025 roku. Osoby, które już korzystają z dofinansowania, powinny sprawdzić, kiedy upływa dwuletni okres od ostatniej refundacji, aby optymalnie zaplanować kolejny zakup.
Nowe przepisy stanowią znaczący krok w kierunku lepszej ochrony zdrowia pracowników, szczególnie w dobie coraz powszechniejszego wykorzystania urządzeń z ekranami w pracy zawodowej. Wprowadzenie minimalnej kwoty dofinansowania oraz precyzyjnych zasad jej przyznawania powinno przyczynić się do poprawy standardów BHP w polskich firmach i realnie wspomóc pracowników w dbaniu o zdrowie wzroku.