Dokumentowanie działalności nierejestrowanej: Rachunek czy faktura?

Prowadzenie działalności nierejestrowanej to coraz popularniejsza forma zarobkowania, która nie wymaga rejestracji firmy. Jednak nawet przy tej uproszczonej formie działalności, konieczne jest prawidłowe dokumentowanie transakcji. Wiele osób zastanawia się, czy powinny wystawiać faktury czy rachunki i jaka jest między nimi różnica.

Zgodnie z przepisami, osoby prowadzące działalność nierejestrowaną nie mogą wystawiać faktur VAT, ponieważ nie są podatnikami VAT. Zamiast tego powinny dokumentować sprzedaż za pomocą rachunków. Prawidłowo wystawiony rachunek musi zawierać określone elementy, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, opis usługi lub towaru, kwotę należności oraz datę wystawienia.

Poniższy wzór dokumentu przedstawia przykładowy rachunek dla działalności nierejestrowanej, który spełnia wszystkie wymogi prawne. Dokument ten można dostosować do własnych potrzeb, zachowując jego kluczowe elementy. Pamiętaj, że prowadząc działalność nierejestrowaną musisz przestrzegać limitu przychodów, który obecnie wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie.

Dlaczego rachunek, a nie faktura w działalności nierejestrowanej?

Prowadząc działalność nierejestrowaną nie jesteś przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy, dlatego nie możesz wystawiać faktur VAT. Faktury są dokumentami, które mogą wystawiać wyłącznie podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT. Działalność nierejestrowana jest natomiast całkowicie zwolniona z obowiązków związanych z VAT, co znacznie upraszcza formalności, ale jednocześnie ogranicza rodzaj dokumentów, jakie możesz wystawiać.

Obowiązkowe elementy rachunku

Aby rachunek był prawidłowy i stanowił podstawę do rozliczenia, musi zawierać następujące elementy:

• Numer i datę wystawienia rachunku
• Dane sprzedawcy (imię, nazwisko, adres, PESEL)
• Dane nabywcy (nazwa, adres, NIP – jeśli nabywca jest firmą)
• Dokładny opis usługi lub towaru
• Kwotę należności ogółem
• Informację o zwolnieniu z VAT
• Podpis wystawiającego rachunek

Jak prawidłowo wypełnić rachunek?

Podczas wypełniania rachunku w działalności nierejestrowanej należy zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii, które zapewnią jego poprawność i akceptację przez kontrahentów:

Numeracja rachunków

Warto prowadzić własną ewidencję wystawionych rachunków i stosować konsekwentny system numeracji. Najczęściej stosowany format to numer/miesiąc/rok, np. 1/10/2023 dla pierwszego rachunku wystawionego w październiku 2023 roku. Prawidłowa numeracja ułatwi ci kontrolę nad dokumentami i pomoże w prowadzeniu ewidencji przychodów.

Adnotacja o działalności nierejestrowanej

Na rachunku należy umieścić informację, że sprzedaż dokonywana jest w ramach działalności nierejestrowanej zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców. Warto również dodać adnotację o zwolnieniu z podatku VAT. Ta informacja jest szczególnie istotna dla nabywców będących przedsiębiorcami, którzy mogą zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu.

Dane identyfikacyjne

W przypadku działalności nierejestrowanej używamy numeru PESEL zamiast NIP, ponieważ nie posiadamy numeru identyfikacji podatkowej właściwego dla przedsiębiorców. Jest to jedna z kluczowych różnic w stosunku do standardowej działalności gospodarczej i ważny element, który musi znaleźć się na rachunku.

Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej

Choć nie masz obowiązku prowadzenia pełnej księgowości, warto prowadzić prostą ewidencję sprzedaży, która pomoże kontrolować limit przychodów. Możesz to robić w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym, zapisując datę, numer rachunku, kwotę oraz dane nabywcy. Taka ewidencja będzie nieoceniona przy rozliczeniu rocznym podatku dochodowego.

Pamiętaj, że przychód z działalności nierejestrowanej nie może przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia w stosunku miesięcznym. Po przekroczeniu tego limitu masz obowiązek zarejestrować działalność gospodarczą. Regularne monitorowanie przychodów pozwoli ci uniknąć nieświadomego przekroczenia limitu i związanych z tym konsekwencji.

Przechowywanie dokumentów

Kopie wystawionych rachunków należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego. Jest to istotne w przypadku ewentualnej kontroli ze strony urzędu skarbowego. Warto przechowywać dokumenty w uporządkowany sposób, np. segregując je chronologicznie w osobnym segregatorze lub w formie elektronicznej.

Czy rachunek z działalności nierejestrowanej jest kosztem dla firmy?

Tak, rachunek wystawiony w ramach działalności nierejestrowanej może stanowić koszt uzyskania przychodu dla nabywcy będącego przedsiębiorcą. Nabywca może zaliczyć kwotę z rachunku do kosztów firmowych, pod warunkiem że wydatek jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jest to ważna informacja, którą warto przekazać swoim klientom biznesowym.

Pamiętaj jednak, że w przypadku płatności przekraczających 15 000 zł, nabywca powinien dokonać jej za pośrednictwem rachunku płatniczego, aby móc zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów. Ta zasada dotyczy wszystkich transakcji biznesowych, również tych z podmiotami prowadzącymi działalność nierejestrowaną.